Stok takibi, sipariş yönetimi, müşteri kayıtları... İşletme büyüdükçe Excel dosyaları yetmemeye başlar ve bir yazılım arayışı başlar. Bu noktada iki yol vardır: hazır bir program kullanmak ya da işinize özel yazılım yaptırmak.
Yazılım geliştiren biri olarak şunu baştan söyleyelim: çoğu işletme için doğru başlangıç hazır programdır. Özel yazılım her zaman daha iyi değildir; yalnızca belirli durumlarda doğru seçimdir.
Hazır program ne zaman yeterlidir?
Süreciniz sektörünüzdeki birçok işletmeye benziyorsa, muhtemelen birileri bu sorunu zaten çözmüştür. Muhasebe, standart stok takibi veya randevu yönetimi gibi alanlarda olgun çözümler bulunur.
Hazır programın avantajları:
- Hemen kullanmaya başlarsınız
- Başlangıç maliyeti düşüktür
- Güncellemeler ve yasal değişiklikler çoğunlukla üreticinin sorumluluğundadır
- Binlerce kullanıcının denediği bir üründür
Dezavantajları ise şöyle:
- İşinizi programa uydurmanız gerekir
- Aylık veya yıllık ücret kullanıcı sayısıyla büyüyebilir
- İstediğiniz özellik üreticinin önceliği olmayabilir
- Verilerinizi dışarı almak her zaman kolay olmaz
Özel yazılım ne zaman anlam kazanır?
Aşağıdaki durumlardan birkaçı size tanıdık geliyorsa, özel yazılımı değerlendirmeye değer:
- Aynı veriyi gün içinde birkaç farklı yere elle giriyorsunuz.
- Kritik bir raporu her ay Excel'de elle hazırlıyorsunuz.
- Hazır programları denediniz, ama hep "şu özellik de olsaydı" diyorsunuz.
- Birden fazla programı elle birbirine bağlamak zorunda kalıyorsunuz.
- İşinizi rakiplerinizden ayıran şey, çalışma şekliniz.
Örneğin birçok sevkiyatı aynı anda yöneten bir lojistik firmasının ya da mevsimlik çalışanları ve üretici ödemelerini takip eden bir tarım işletmesinin süreçleri standart paketlere tam oturmayabilir.
Maliyet karşılaştırması nasıl yapılır?
"Hazır program ucuz, özel yazılım pahalı" düşüncesi her zaman doğru değildir. Kısa vadede öyledir, ama hesabı birkaç yıl üzerinden yapın.
Hazır program için toplayın:
- Kullanıcı başına lisans ücreti, kişi sayınız arttıkça
- Ek modül ve entegrasyon ücretleri
- Programın yapamadığı işler için harcanan elle çalışma süresi
Özel yazılım için toplayın:
- İlk geliştirme maliyeti
- Sunucu ve bakım gideri
- Sonradan eklenecek özellikler
Gözden kaçan kalem genellikle elle yapılan iştir. Bir çalışanın her gün iki saatini veri girişine harcaması, hazır programın faturasında görünmez ama gerçek bir maliyettir.
Özel yazılımın riskleri
Bu yolu seçecekseniz riskleri de bilin:
- Süre: Hazır program bugün başlar, özel yazılım haftalar veya aylar sürer.
- Belirsiz kapsam: İhtiyaç iyi tanımlanmazsa proje uzar ve bütçeyi aşar.
- Tek kişiye bağımlılık: Kodu yalnızca yazan kişi anlıyorsa ileride sorun yaşarsınız.
- Bakım: Yazılım teslim edilince bitmez, güncelleme ve destek gerekir.
Teklif almadan önce sorulacak sorular
Özel yazılım yaptıracaksanız şu soruların cevabını mutlaka alın:
- Kaynak kod bana teslim edilecek mi, yazılımın sahibi kim olacak?
- Verilerim nerede duracak, istediğim zaman dışarı alabilir miyim?
- Başka bir ekip bu kodu devralabilir mi, belgelendirilecek mi?
- Yıllık lisans veya kullanıcı başına ücret olacak mı?
- İş parçalar halinde mi teslim edilecek?
- Teslim sonrası destek neleri kapsıyor?
Parçalı teslim özellikle önemlidir. Aylar sonra büyük bir teslimat yerine küçük parçaları kullanarak ilerlemek, "istediğim bu değildi" riskini büyük ölçüde azaltır.
Küçük başlayın
Özel yazılım kararı "her şeyi birden yapmak" anlamına gelmez. En çok zaman kaybettiğiniz tek süreci seçin ve önce onu çözün. Çalıştığını görünce diğerlerini ekleyin.
Bazen doğru cevap ikisinin karışımıdır: muhasebe için hazır bir program kullanırken, ona bağlı küçük bir özel uygulamayla işinize özgü süreci çözmek gibi.
Karar vermeden önce kendinize sorun
- En çok zamanımı alan iş tam olarak ne?
- Bunu çözen hazır bir program gerçekten denedim mi?
- İşimiz 2-3 yıl içinde nasıl değişecek?
- Bu sorunun bana aylık maliyeti ne kadar?
Sürecinizi konuşalım
Bize sürecinizi anlatın. Hazır bir program işinizi görüyorsa bunu açıkça söyleriz. Özel çözüm gerekiyorsa da küçük ve net bir başlangıç planı çıkarırız. Özel yazılım geliştirme hizmetimize göz atabilir veya bize yazabilirsiniz.
